Adjoint(e) administratif de direction

Groupe Phoenicia


Vous êtes une personne dynamique, autonome, et orientée vers un travail de qualité?  Vous avez de bonnes connaissances techniques et professionnelles et une bonne gestion des priorités? Groupe Phoenicia est à la recherche d’un adjoint(e) administratif de direction pour joindre les rangs de son équipe. Sous la direction du directeur général de l'entreprise, l’adjoint assiste son supérieur dans ses fonctions par l'exécution des tâches administratives reliées aux activités de la division.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES     

  • Effectue l'ensemble des tâches de secrétariat (transcription de documents, gestion des appels téléphoniques, du système de classement, des réservations de salles, du système de vidéoconférence, de la petite caisse, etc.) ;
  • Responsable des feuilles de temps pour l'ensemble de la centrale d'achats et pour l'équipe de la distribution;
  • Organise les réunions, convoque les participants, assiste aux rencontres et produit les comptes rendus ;
  • Rédige la correspondance interne et externe régulière et participe à la rédaction de discours, allocutions et autres documents d'information pour la division ;
  • Coordonne l'accueil des nouveaux employés (emplacement, informatique, téléphonie, puce, formation, etc…);
  • Responsable de la traduction des documents et de la correspondance pour l'ensemble de la division;
  • Responsable de l'agenda du directeur général, tient à jour ses comptes de dépenses, dossiers d'assurances et autres ;
  • Effectue le suivi des directeurs sur les demandes adressées par le vice-président et en assure la coordination ;
  • Responsable de l'organisation des voyages d'affaires, des réservations, de la préparation des agendas et des dossiers d'information nécessaires ;
  • Responsable de l'organisation de certains événements internes pour la division et participe à l'organisation d'événements externes tels que congrès, séminaires, rencontres d'affaires et autres;
  • Coordonne les commandites de produits pour plusieurs événements
  • Coordonne les activités de la téléphonie pour la division ;
  • Assure le lien avec le responsable de la maintenance et de l'entretien;
  • Exécute toute autre tâche connexe à l'exercice de ses fonctions;

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ

  • Diplôme d'étude collégial en administration ou domaine connexe
  • 5 ans d'expérience pertinente en support administratif avec équipe de direction
  • Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office
  • Bilinguisme essentiel (traduction, conversation, rédaction)
  • Flexible et disponible

COMPÉTENCES

  • Connaissance environnement professionnel
  • Orientation vers un travail de qualité
  • Connaissances techniques et professionnelles
  • Communication interpersonnelle
  • Gestion du temps et des priorités
  • Autonomie
  • Capacité à s'adapter
  • Maîtrise de soi
  • Discrétion